#134: Bạn đang xếp hàng hay xếp hình?
Bài này về năng suất, đừng nghĩ linh tinh
Chàoooo bạn 👋
Thời gian vừa qua mình hơi stress nên không thể viết thư liên tuần cho bạn. Mình hi vọng bạn vẫn khoẻ và không gặp phải stress nhiều. Sắp Giáng Sinh rồi lại cả sắp Tết nữa, phải có sức khoẻ để còn sắm sửa và đoàn tụ cùng người thân gia đình chứ đúng không 🤗
Tranh thủ chút thời gian rảnh cuối tuần, mình có một chút reflection muốn được chia sẻ cùng bạn.
Bài viết tuần này: Bạn đang xếp hàng hay xếp hình?
Ở trong khoá Writing On The Net, mình có khuyên các bạn học viên của mình rằng hãy chịu khó tiêu thụ và nghiên cứu thật nhiều nội dung ở trên Internet - nó sẽ không chỉ cho chúng ta ý tưởng, mà cả cách trình bày làm sao độc giả muốn đọc nữa.
Với đó, có một dạng câu hỏi kinh điển mình hay nhận được:
"Trên Internet có quá nhiều nội dung, làm sao để tiêu thụ mà không bị quá tải thông tin?"
"Làm sao để tiêu thụ được hết những gì mình đã lưu lại trong khi mỗi ngày số lượng bài viết/podcast mình lưu lại tăng theo cấp số nhân?"
Nhìn rộng ra, mình nghĩ đây không phải là vấn đề chỉ riêng với việc viết/ tiêu thụ nội dung. Đây là một vấn đề cơ bản của quản trị năng suất. Một người cảm thấy nản khi làm mãi vẫn không hết việc (trong khi việc mới cứ ập tới) cũng giống một người đọc mãi vẫn không hết những gì họ lưu lại từ trên mạng.
Để giải quyết vấn đề này, mình muốn giới thiệu hai khái niệm: "Xếp hàng" và "Xếp hình".
Huh?
Hãy bắt đầu với Xếp Hàng trước.
Giả sử bạn ghé qua quán Sushi yêu thích vào 7h tối, nhưng quên chưa đặt bàn. Trước cửa hàng là một hàng dàiiiii người. Họ đang Xếp Hàng để đợi tới lượt.
Khi Xếp Hàng, dù ở bất kì đâu, người tới trước sẽ là người được ra khỏi hàng trước (tức: vào ăn 😋) (First In, First Out)
Ngược lại với Xếp Hàng, chúng ta có Xếp Hình.
Giả sử bạn vừa lắp xong một bộ mô hình Lego, và bạn muốn tháo banh nó ra để cất đi.
Khi tháo Lego, những miếng được xếp trước (tức: những miếng ở phía dưới/ phía trong), sẽ là những miếng được tháo ra sau cùng. Miếng nào được lắp sau thì lại là miếng được tháo ra trước nhất. (Last In, First Out)
Nếu tối giản hoá quy trình xếp hàng và quy trình tháo Lego, chúng ta sẽ có hình vẽ như sau:
Trong khi Xếp Hàng hoạt động theo cơ chế "Ưu tiên" (priority), thì Tháo Lego hoạt động theo cơ chế "Gần nhất" (recency)
Và lý do khiến cho bạn, hay các bạn học viên của mình, cảm thấy bị ngợp vì đọc/ làm mãi không hết, là bởi hai lý do chính:
Chúng ta xử lý công việc (đầu ra) chậm hơn số lượng mà chúng ta thêm vào (đầu vào), dù là theo cơ chế Xếp Hàng hay Lego.
Chúng ta không có sự ưu tiên, không biết làm cái gì trước/sau, do đó cái nào gần nhất thì chúng ta làm (a.k.a cơ chế Tháo Lego)
Từ góc độ thực tế, mình sẽ ưu tiên giải quyết vấn đề số 2 hơn, và đây cũng sẽ là trọng tâm của bài này, bởi lẽ:
Vấn đề số (1) bị ảnh hưởng nhiều bởi các yếu tố ngoại cảnh, điều mà chúng ta khó kiểm soát. Làm sao chúng ta có thể kiểm soát được việc càng ngày càng có nhiều người sáng tạo nội dung trên Internet, và thuật toán thì càng ngày càng tốt hơn trong việc gợi ý chúng ta những nội dung mà chúng ta thấy phù hợp?
Giải quyết tốt vấn đề số (1) thực ra lại là tiền đề cho một vấn đề mới: khi bạn xử lý công việc quá nhanh chóng, bạn sẽ càng được giao nhiều công việc hơn, do đó thay vì rảnh hơn thì bạn lại bận gấp đôi trước. Tương tự, việc chúng ta ngày càng cải thiện tốc độ đọc của bản thân (ví dụ: trước đây đọc đc 5 quyển/1 năm, bây giờ 10 quyển/1 năm), thì bây giờ thay vì phải đối diện với sự "ngợp" của 5 quyển sách chưa được đọc, bạn sẽ đối diện với sự "ngợp" của 10 quyển sách-có-thể-được-đọc-nhưng-chưa-được-đọc. Sự ngợp x2, tỉ lệ thuận với khả năng đọc.
Trong khi đó, với vấn đề số (2), nếu giải quyết được (a.k.a có sự ưu tiên trong cuộc sống), chúng ta sẽ bớt cảm thấy lo lắng rằng mình đang còn quá nhiều thứ linh tinh phải làm (bởi vì chúng... linh tinh!).
Cơ chế Tháo Lego
Thực ra, Xếp Hàng, hay Tháo Lego, cũng chẳng quan trọng, cho tới khi chúng ta ra trường.
Ngày còn đi học, chúng ta chẳng cần phải nghĩ về sự ưu tiên, môn nào sắp kiểm tra thì học trước, cô nào nghiêm thì làm bài tập về nhà cẩn thận hơn. Cả tuần có thời khoá biểu. Chẳng phải lo lắng gì. Chỉ tới khi chúng ta vào đời, đối diện với vô vàn thứ từ sự nghiệp tới cá nhân, lúc này mới dễ hoảng loạn.
Khi mà có quá nhiều thứ xảy ra và chúng ta cạn kiệt năng lượng vì không xử lý được hết, chúng ta rơi vào cơ chế lái tự động, cái gì dễ, hay cái gì tới trước mặt, thì mình làm trước. Dần dà, lái tự động trở thành một thói quen - và đó là nguồn gốc của Tháo Lego.
Di chuyển từ môi trường thầy cô lái (teacher-led) cho tới tự lái (self-led), chúng ta chưa kịp phát hiện ra bản thân thích gì, muốn làm gì, cái gì quan trọng hơn. Thế nên cái gì cũng quan trọng, cũng cần thiết. Chúng ta muốn làm mọi thứ - và đó là nguồn gốc của Tháo Lego.
Đi làm, nhiều khi tự nhiên có vấn đề cực nghiêm trọng, hoặc là sếp tự nhiên bắt làm một cái gì đấy, thế là phải bỏ dở mấy cái hiện tại để xử lý. Lâu dần thì mấy công việc cũ cứ bị quét hết vào một xó, và chúng ta quen/thích đi "xử lý việc" hơn là đi "làm việc" - và đó là nguồn gốc của Tháo Lego.
Việc chạy theo cơ chế Tháo Lego (last in first out) không hẳn là lỗi của chúng ta 100%. Hiện nay, rất nhiều công cụ phục vụ cho công việc được thiết kế theo cơ chế Tháo Lego, và do đó chúng hướng hành vi của chúng ta theo cơ chế này.
Lấy email làm một ví dụ. Email nào càng tới sau (mới nhất), thì sẽ càng nhảy lên trên đầu, dễ nhìn với chúng ta nhất. Với cách thiết kế mặc định của Gmail hiện tại, chúng ta sẽ đọc từ trên xuống dưới, và do đó một số email quan trọng nhưng thiếu may mắn có thể sẽ không bao giờ được đọc vì chúng bị chôn vùi bởi hàng trăm email lặt nhặt khác.
Slack, Microsoft Teams, hay Zalo, cũng là một ví dụ cho cơ chế Tháo Lego. Tin nhắn mới nhất sẽ là tin nhắn ở dưới cùng, là tin nhắn mà chúng ta đọc được đầu tiên, và cũng là tin nhắn sẽ có ảnh hưởng nhiều nhất tới việc người nhận có muốn kéo lên trên đọc tiếp hay không (Có lẽ đó là lý do khi mình nhắn tin cho ai đó, đặc biệt là đồng nghiệp, mình sẽ chọn một câu ngắn, nghiêm trọng, catchy để khi họ nhìn thấy tin mình xuất hiện trong Chat list, họ sẽ muốn bấm vào đọc - gửi sticker hay emoji thì tin nhắn preview sẽ là "Tuanmonn sent a sticker", người ta sẽ không muốn bấm vào xem). Cơ chế Tháo Lego (last in first out) này đôi khi làm mình khá khó chịu, vì nhiều khi những tin nhắn cuối cùng của mọi người lại không phải là tin nhắn quan trọng, mà chỉ là những bình luận, phản ứng về một tin nhắn quan trọng nào đó mà thôi. Bạn đã bao giờ mở một nhóm group chat Messenger lên chỉ để thấy bạn bè mình cười hô hố ha há về một cái gì đó, và bạn phải lội lại xem cái thứ khởi nguồn cho nó là cái gì chưa? Đấy, nó đấy.
Giải pháp của mình: Xếp Hàng
Không, không phải là Xếp Hàng như khi ăn Sushi, mà hãy có cho mình sự ưu tiên trong mọi thứ. Không phải để bạn có thể giải quyết được hết mọi thứ xảy ra, mà là để dù cho những thứ bất ngờ ấy xảy đến, bạn vẫn sẽ có một mô hình tư duy để biết được cái gì cần làm trước, hoặc cái gì cần bỏ nhiều công vào hơn.
Mình không thể nào nói cho bạn cái gì là quan trọng nhất trong cuộc sống của bạn, nhưng nếu bạn cần lời khuyên từ một chuyên gia, bài viết How Will You Measure Your Life của HBR có thể sẽ rất có ích. Và đừng buồn nếu bạn chưa làm tốt ở công ty, vì đánh giá công việc chỉ phản ánh 1/3 con người của bạn.
Nếu như bạn đã có sự ưu tiên nhưng chưa biết tiếp theo nên làm gì, hãy tham khảo phương pháp sắp xếp công việc Eisenhower, Eat The Frog và Getting Things Done (GTD) (các đường link đều là bài mình viết). Cá nhân mình sử dụng Eisenhower để định hướng cuộc sống (theo nhóm các dự án lớn), Getting Things Done cho mọi loại công việc hằng ngày, còn Eat The Frog vào một số ngày nhất định. Nếu cuộc sống bạn có quá nhiều sự xao nhãng, hãy thử Delayed Gratification và Cheat Day xem sao. Còn nếu bạn muốn tập trung hơn vào những mục tiêu quan trọng, tham khảo cách mình giành lại thời gian Deep Work ở nơi công sở, nhưng hãy nhớ rằng sự tập trung thôi là chưa đủ đâu.
Với các công cụ được thiết kế theo cơ chế Lego, chúng ta sẽ cần phải nhúng tay vào để thay đổi thiết kế mặc định đó. Với email, bạn có thể kết hợp nó với các phần mềm quản lý công việc khác, hoặc chuyển qua chế độ Priority Email để loại bỏ các email quảng cáo linh tinh (mình từng viết rất chi tiết tại đây). Vip hơn thì bạn có thể sử dụng phương pháp tập trung hoá hoặc phi tập trung hoá để giảm nhiễu tối đa cho hòm thư của mình, tăng khả năng nhìn thấy các email quan trọng nhất.
Một cách khác để bạn biết nên ưu tiên công việc nào hơn, đó là dựa vào sức khoẻ của bản thân - lúc nào khoẻ thì làm việc nhiều não, lúc nào mệt thì làm việc ít não. Mình có viết bài này về cách tối ưu hoá năng suất dựa vào nhịp sinh học.
--
Mình hi vọng rằng bài viết này giúp bạn nhận ra khi nào cuộc sống hay công việc của mình đang dần rơi vào trạng thái Tháo Lego, và có cho mình một số phương pháp hoặc công cụ để giải quyết. Nếu bạn có những phương pháp hoặc cách giải quyết khác, đừng ngại comment trên Substack để cho những độc giả khác được học hỏi với nhé!
Cảm ơn bạn đã dành thời gian đọc thư. Đừng ngại chia sẻ lá thư này tới bạn bè nếu bạn thấy nó hữu ích nhé 🫶
Thêm nữa, nhớ reply newsletter này nếu như bạn đã học được một điều gì đó mới, hay có một suy nghĩ nào đó đến từ lá thư này. Mình sẽ rất vui đó.
(＊๑˘◡˘)
Chúc bạn một buổi tối vui vẻ và một tuần mới năng suất!
Thân,
Tuấn Mon
Bài viết rất hay. Nhất định sẽ sub anh trong tương lai ❤️
Hay quá cảm ơn anh